La gestion des achats est une activité essentielle pour beaucoup d’entreprises.

Et même si votre métier n’est pas d’acheter, à priori, c’est quelque chose que vous devez maîtriser.

D’autant plus si vous faites du négoce (achat-revente), si vous avez un commerce, si vous avez besoin de transformer de la matière première pour votre produit fini ou si vous êtes amené à acheter des prestations intellectuelles.

Dans cet article, je vous donne quelques clés de succès pour bien gérer votre relation client-fournisseur.

Et d’ici quelques minutes, acheter n’aura plus de secret pour vous !

 

A quoi sert un fournisseur ?

Si vous avez lu mon article sur le Business Model, vous avez remarqué qu’un bloc est dédié aux partenaires clés.

Et c’est bien de partenariat (relation gagnant-gagnant) dont il s’agit !

Choisir un fournisseur, c’est choisir un partenaire.

Bien évidemment, on ne peut pas être partenaire avec tout le monde.

Mais c’est le type de relation que vous devez privilégier.

Un fournisseur sert à vous apporter ce qui vous manque pour réaliser votre activité.

Il a donc une place importante dans votre entreprise.

Comme vos clients, prenez soin d’entretenir avec eux des relations de qualité pour avoir un service de qualité.

 

Quels sont les critères de choix d’un fournisseur ?

Il y a autant de critères de choix que de types d’activité.

Ceux que je vous propose ci-dessous sont des critères “universels” et essentiels.

 

Son niveau de prix

N’oubliez jamais que derrière un prix se cache toujours un service, même si celui-ci est minime.

Lorsque vous sélectionnez un fournisseur, ne cherchez pas à obtenir à tout prix le “meilleur” prix (c’est-à-dire le plus bas…).

Pensez toujours aux coûts cachés derrière un prix bas et surtout aux coûts engendrés ou aux pertes (comme celle d’un client par exemple…).

Vous en aurez toujours pour votre argent, pensez-y…

Et vous pourriez le regretter lorsque les ennuis arriveront : mauvaise qualité, manque de fiabilité, sécurité hasardeuse ou perte de clients, sans être exhaustif.

C’est exactement la même chose quand vous achetez un produit pour vous, à titre personnel.

Vous avez certainement regretté un jour de ne pas avoir mis le “bon” prix lorsque vous avez dû racheter un article similaire et, bien sûr, plus cher pour ne pas connaître de nouveau les mêmes déboires ;)

Au lieu de cela, essayez de trouver le bon équilibre, “le juste prix”.

Un autre point à considérer, c’est le coût complet de votre achat.

Certains fournisseurs peuvent vous attirer avec un prix plus bas que les autres. Mais cela doit vous mettre la “puce à l’oreille”, il y a sûrement quelque chose qui cloche.

Dans ce cas précis, redoublez de vigilance et posez lui le maximum de questions possible pour être bien au fait de ce qui vous est proposé. Et le mieux, comme pour tout, est de le faire par écrit (l’email a une valeur juridique, si jamais vous en aviez besoin…).

Tout comme vous défendez vos prix auprès de vos clients, un bon fournisseur défend les siens.

Défendre un prix, c’est un gage de professionnalisme. On ne brade pas le travail bien fait !

Ceci étant dit, négociez vos conditions d’achat, c’est primordial.

Négociez les tarifs selon une grille de volume (XXX € de 0 à 1000 pièces, XXX € de 1001 à 5000 pièces, etc.), le coût du transport, le niveau de service, etc.

 

Son niveau de partenariat

Que vous achetiez en volume ou à une certaine fréquence, trouvez un fournisseur qui saura valoriser votre fidélité.

La récompense de votre fidélité peut se traduire de différentes façons : des tarifs privilégiés, une extension de garantie, des services additionnelles ou “premium”, des coûts de transports abaissés, des délais de paiements assouplis, etc.

D’ailleurs, sur ce dernier point, rappelez-vous qu’obtenir un délai de paiement supérieur à ceux que vous consentez à vos clients, fait partie de votre capacité de financement.

La grande distribution l’a bien compris ;)

Vous payez tout de suite, leurs fournisseurs attendent…

Je vous invite à consulter le paragraphe 7 de mon article sur “pourquoi l’argent n’est pas un frein“.

 

Sa capacité d’innovation et ses références

Demandez à votre fournisseur de vous présenter l’histoire de son entreprise, l’évolution de ses produits et celle de son marché.

Renseignez-vous sur son positionnement pour pouvoir le comparer à ses concurrents.

Demandez-lui des références pour vous faire une idée de ses réalisations et des clients qu’il sert.

Cela vous permettra de vous faire une idée sur sa capacité à changer d’orientation, à mettre de nouveaux produits sur le marché, de sa capacité à se remettre en cause et donc à prendre en compte les retours de ses clients.

Vous avez besoin de vous développer, vous avez donc besoin de partenaires qui savent déjà le faire pour eux-mêmes.

 

Sa connaissance de votre activité et de votre marché

Si il connaît déjà votre activité, c’est sûrement un spécialiste et c’est donc rassurant.

Il sera à même de faire preuve d’empathie avec vous et il aura en tête vos contraintes pour vous donner les meilleurs conseils.

A défaut de déjà connaître votre business, expliquez-lui !

Un bon moyen est de “pitcher” comme pour présenter votre idée à un investisseur.

Votre pitch doit être percutant et bien préparé.

Grâce à cette préparation, vous expliquerez ce que vous faites pour qu’il comprenne bien vos enjeux et vous lui ferez preuve d’intérêt, ce qui est toujours apprécié.

 

Comment trouver des fournisseurs ?

Toutes sources d’information est bonne à prendre mais il y en a qui sont plus efficaces que d’autres.

La notoriété est un bon critère de choix, tout comme l’éventail de services, la qualité et la présence géographique.

En parlant autour de vous de votre recherche, vous bénéficierez de recommandations de la part de votre réseau.

En général, c’est une approche payante car on ne conseille que ce que l’on aime.

Baladez-vous dans les salons liés à votre activité, vous trouverez un ensemble d’entreprises qui pourraient vous plaire.

Faites votre choix sur Internet, rien de plus simple que de taper le nom du produit ou du service que vous cherchez dans votre moteur de recherche préféré pour tomber sur la/les perle(s) rare(s).

 

Ne vous enfermez pas

Il est très important que vous ayez un plan A, un plan B, un plan C, bref plusieurs solutions pour vous approvisionner en cas de défaut d’un de vos fournisseurs.

C’est pourquoi, il est nécessaire de “sourcer” (sélectionner) plusieurs fournisseurs sur l’ensemble de vos activités clés.

N’oubliez pas qu’à la finale, c’est la satisfaction de vos clients qui compte et elle dépend aussi de la qualité de vos achats !

Un défaut d’approvisionnement en amont de votre business, c’est un défaut potentiel en aval…

 

Testez vos fournisseurs avant de vous engager

Dès votre appel d’offre, observez tout ce qui va en découler.

Quel sera le délai de réponse, la qualité de la réponse, la mise en place de la relation, etc.

Ce sont autant de paramètres qui vous renseigneront sur le professionnalisme de votre fournisseur potentiel.

Une première commande est également un moment important pour évaluer un fournisseur.

Observez tout ce qui se passe depuis l’envoie de votre demande d’achat jusqu’à votre facturation, en passant par vos appels pour renseignement et la livraison.

Notez tout ce que vous avez apprécié et tout ce que vous n’avez pas apprécié.

Puis faites un bilan de votre expérience client et remontez ces informations à votre contact fournisseur.

En général, ce genre de feedback est très apprécié car lorsqu’on a l’habitude de faire ce que l’on fait, on en perd souvent de vue le principal : l’expérience client.

Un fournisseur à l’écoute de ses clients y verra forcément une marque d’attention de votre part et une occasion de s’améliorer.

 

Gérer la relation dans la durée

Connaissez-vous les 3C ? C’est une technique que vous pouvez mettre en oeuvre dans la vie de tous les jours comme dans votre activité professionnelle.

Les 3C veulent dire “Confiance sans Contrôle = Connerie”.

C’est ce que vous devez appliquer avec vos fournisseurs.

Ne laissez rien passer, que ce soit au début comme dans la suite de votre relation.

Il est normal d’attendre une qualité et un service sans faille, même si vous pouvez faire preuve de tolérance.

Mais l’idée est de ne pas donner l’habitude à votre fournisseur de prendre “ses aises”.

S’il ne vous traite plus comme un client important, même si vous ne lui générez pas LE chiffre d’affaires de l’année, changez en !

C’est le signal que vous ne pouvez pas lui faire confiance et que vous n’êtes pas des partenaires.

Un autre signal, c’est de penser à une situation d’urgence.

Demandez-vous ce qu’il se passerait si vous sollicitiez votre fournisseur pour vous aider.

Êtes-vous en confiance ? Si la réponse est non, ce n’est pas un partenaire de choix.

 

Outillez-vous !

Un moyen très simple pour gérer vos fournisseurs est d’utiliser un fichier Excel, surtout si vous démarrez votre entreprise. Pas besoin de logiciels compliqués à ce stade.

Vous y mettez les infos liées à la société (nom de la société, adresse, téléphone, email, type de produits/services), celles liées à votre contact et vos commentaires.

Indiquez-y également quelques métriques. En les croisant, elles vous serviront à ré-évaluer votre façon de travailler avec vos fournisseurs.

Je vous conseille également de noter vos fournisseurs selon les critères qui vous semblent les plus importants.

Ils peuvent être le niveau de prix, la qualité, le délai de livraison, la qualité du SAV, la relation avec votre contact, etc.

Je vous conseille également d’indiquer les fournisseurs actifs, les inactifs et la raison pour laquelle vous ne travaillez plus avec eux.